導(dǎo)言
正如電腦正在逐漸的代替手寫，現(xiàn)代科技對(duì)辦公環(huán)境的影響隨處可見。可以說許多人都無時(shí)無刻不在經(jīng)歷著一場(chǎng)手動(dòng)到E化的變革。
這樣的變革也不可避免地出現(xiàn)在了以公共服務(wù)為主要目的政府部門之中。這無疑是一件讓民眾興奮的事。因?yàn)檎实奶岣咭馕吨鐣?huì)公共服務(wù)的改善。而政府對(duì)高科技辦公設(shè)備日漸增長(zhǎng)的需求正是他們服務(wù)和效率意識(shí)的見證。作為政府采購(gòu)清單中必備的一員，多功能復(fù)合機(jī)的廣泛應(yīng)用便是一個(gè)典型的例子。
背景
上海浦東新區(qū)政府辦公中心
浦東新區(qū)政府區(qū)人大文印中心是政府的職能部門之一，原來擁有兩臺(tái)一體機(jī)、一臺(tái)多功能復(fù)合機(jī)和一批獨(dú)立的分頁、裝訂、裁切設(shè)備。在平時(shí)工作過程中月印量不均勻。在有政府會(huì)議以及活動(dòng)期間，對(duì)印量需求會(huì)突然增加。最大可達(dá)到每月5萬張以上。打印文件的類型通常是公函、通知、報(bào)告、制作成套的會(huì)議文件以及需要套印的紅頭文件。
在成套文件的打印過程中，需要工作人員在分頁、裝訂、裁切等不同功能的設(shè)備上分工合作。大型會(huì)議期間常常需要投入非常多的人力物力，或者進(jìn)行業(yè)務(wù)外包。長(zhǎng)期下來，不僅人力消耗很大，各種設(shè)備也造成了空間和耗材上的大量消耗。有時(shí)對(duì)只有三個(gè)工作人員的文印中心來說工作負(fù)荷過大。無論是成本還是效率都達(dá)不到理想效果。
另外，由于政府的文檔多以機(jī)密文檔為主，主要通過打印、復(fù)印、掃描、傳真或電子郵件發(fā)送等形式輸入或輸出，如果數(shù)據(jù)資料管理手段不完善，就可能引發(fā)輸出、存儲(chǔ)、調(diào)用等風(fēng)險(xiǎn)，帶來嚴(yán)重的數(shù)據(jù)泄漏或者經(jīng)濟(jì)損失。
由于工作的特殊性，浦東新區(qū)人大文印中心需要的解決方案不僅要能提高工作效率，也要最大限度保障數(shù)據(jù)安全。
解決方案
事實(shí)上，從普通辦公到按需印刷，柯尼卡美能達(dá)都能根據(jù)客戶的需求提供各種解決方案。
使用柯尼卡美能達(dá)復(fù)印機(jī)，再搭配上獨(dú)有的軟件，可以將掃描文檔和應(yīng)用文件結(jié)合成一個(gè)PDF數(shù)據(jù)，并且同時(shí)發(fā)送數(shù)據(jù)至多個(gè)目的地，從而提高數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用的效率。文檔的真正電子化，不僅減少了儲(chǔ)存空間，減少了網(wǎng)絡(luò)資源的占用。不僅如此，柯尼卡美能達(dá)多功能復(fù)合機(jī)的后續(xù)插頁裝訂裁切功能還可以使小冊(cè)子的制作一氣呵成。對(duì)文檔的管理，不僅使工作效率大大提高，并節(jié)省了人力物力，節(jié)約了成本。
柯尼卡美能達(dá)多功能復(fù)合機(jī)可以設(shè)置多達(dá)1000個(gè)部門的允許使用功能和輸出紙張數(shù)。此外，您可對(duì)每個(gè)部門復(fù)印、打印、傳真和掃描功能的使用情況監(jiān)控。與用戶驗(yàn)證功能相結(jié)合，您可對(duì)個(gè)人用戶進(jìn)行相同的功能限制設(shè)定置。詳盡的部門及成本管理工具,不僅可以掌握各部門及人員的使用情況，更可提高全體員工的成本意識(shí)，削減經(jīng)費(fèi)支出，改善工作效率。
同時(shí)，柯尼卡美能達(dá)多功能復(fù)合機(jī)的安全管理功能，不僅可以在復(fù)印、打印、掃描或傳真后刪除管理信息，而且通過覆蓋特定格式化數(shù)據(jù)，破壞硬盤中的相關(guān)圖像和可恢復(fù)數(shù)據(jù)。同時(shí)，密碼保護(hù)設(shè)置可以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。在輸出重要文檔時(shí)，可設(shè)置密碼實(shí)現(xiàn)安全鎖定，確保了文檔的安全輸出。而且所有網(wǎng)絡(luò)通訊都受加密保護(hù)，機(jī)器中的安全日志可以追蹤使用情況和設(shè)備故障，并且未經(jīng)授權(quán)，他人無法訪問記錄。其硬盤鎖定功能還可以保護(hù)硬盤移除后的數(shù)據(jù)安全。多種措施，使數(shù)據(jù)更安全。
綜合考慮到各個(gè)方面的需求，浦東新區(qū)政府區(qū)人大文印中心使用了柯尼卡美能達(dá)所提供的bizhub 600黑白多功能復(fù)合機(jī)。在這套解決方案的幫助下，浦東新區(qū)政府實(shí)現(xiàn)了工作的無障礙運(yùn)轉(zhuǎn)。文印中心成為支持政府工作，提高效率的功臣。在有大型會(huì)議及活動(dòng)的情況下，文本打印，套印等大批量的工作能夠快速完成并達(dá)到錯(cuò)誤率最小化。
bizhub 600的輸出速度為60頁/分鐘，而且輸入輸出裝訂一氣呵成。高速打印和7600張最大紙張容量，即便是在海量打印任務(wù)的情況下，依然能夠效率運(yùn)作。同時(shí)，人力投入大量減少。使用了Simitri聚合碳粉技術(shù)的bizhub 600保證了打印質(zhì)量的同時(shí)也降低了能耗。廢粉還可通過特殊技術(shù)循環(huán)使用，成就了政府環(huán)保辦公的榜樣的形象和需求。
bizhub 600同時(shí)也保證了政府工作的安全性，實(shí)現(xiàn)了多功能傳送，單步操作便可將掃描數(shù)據(jù)或硬盤數(shù)據(jù)通過傳真和電子郵件發(fā)送至不同類型的目的地。bizhub 600不僅可以為每個(gè)用戶設(shè)定個(gè)性化訪問權(quán)限，而且可以為每個(gè)部門設(shè)定組群的輸入和輸出限制。而且多種措施，能夠?qū)崿F(xiàn)舊數(shù)據(jù)移除，增強(qiáng)作業(yè)的監(jiān)控和網(wǎng)絡(luò)安全。
浦東新區(qū)政府在使用過程中就對(duì)每個(gè)用戶設(shè)定頁面輸入和輸出的限制，安全性提高的同時(shí)，還達(dá)到了部門內(nèi)部管理、成本控制以及簡(jiǎn)化費(fèi)用核算的目的。
實(shí)施效果
購(gòu)置bizhub600半年以來，浦東新區(qū)政府區(qū)人大文印中心的辦公效率提高了一倍。在1月到2月的人大會(huì)期間，區(qū)人大文印中心輕松的完成了繁重的文印任務(wù)，在分頁、裝訂、裁切方面，尤其在文件歸檔和安全保密的方面更是得心應(yīng)手。各類文件的歸檔整理也井井有條。不僅如此，耗材浪費(fèi)也明顯減少，成本降低。
“新的設(shè)備使我們的工作前所未有的輕松。出錯(cuò)的概率也小了很多?？旖荨踩⒏咝菍?duì)這個(gè)解決方案最好的描述。通過這些先進(jìn)的技術(shù)和產(chǎn)品，政府職能的實(shí)施有了更強(qiáng)有力的后臺(tái)支持！”浦東新區(qū)政府的文印中心工作人員說。
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